Het organiseren van een incentive reis kost tijd en energie. Alleen wanneer je de nodige aandacht aan de organisatie besteedt, is het mogelijk om de deelnemers van je reis een blijvende herinnering te geven. De reis dient te worden afgestemd op de deelnemers en structuur. Door goed over het programma na te denken, is het mogelijk om iedereen een fijne tijd te geven. Dit geldt zowel voor de activiteiten die worden ondernomen, als het tempo waarin de reis verloopt en de bestemming waar je verblijft. Wanneer je een persoonlijke band met relaties of medewerkers hebt, zal dit niet lastig zijn.
Data en reisduur afstemmen
Het afstemmen van de data en reisduur bij incentive reizen is een belangrijke stap. Vooral omdat een incentive reis kosteloos is, zal deelname zeer populair zijn! Gebruikelijk is dat iedereen die uitgenodigd wordt deelneemt. Bij medewerkers is het vaak vrij eenvoudig te checken of het hen uitkomt, wanneer het om zakelijke relaties gaat wordt dit lastiger. Om de kans op deelname zo hoog mogelijk te maken dien je de belangrijkste feestdagen en vakantiedagen uit te zonderen. Vervolgens laat je de deelnemers kiezen en wordt de populairste optie gekozen. Het liefst zonder iemand uit te sluiten! Je wilt natuurlijk niemand buiten de groep plaatsen. De reisduur van een incentive reis ligt meestal tussen de twee en zeven dagen. Bij sommige bedrijven kan een incentive reis alleen in het weekend plaatsvinden, de bedrijfsvoering moet immers wel worden doorgezet.
Bestemming bepalen
De bestemming moet aan ieders wensen voldoen! Probeer een kleine shortlist te maken en navraag te doen bij de medewerkers of relaties. Springt er een bestemming uit? Dan weet je zeker dat iedereen daar tevreden over is en kun je verder met het organiseren van de reis. Wil je de medewerkers of relaties verrassen? Dan kan dat natuurlijk ook! Adviseer hen zo goed mogelijk over de weersverwachtingen en eventuele activiteiten die gepland zijn. Zo weet je zeker dat iedereen zich goed kan voorbereiden.
Zelf een incentive reis organiseren of uitbesteden
Sommige organisaties organiseren incentive reizen zelf. Wanneer het om een reis tot vijf personen gaat is dit vaak de beste optie! Op dit moment is de kans op korting namelijk klein en kost het organiseren weinig tijd. Ga je met een grotere groep relaties of medewerkers op reis? Dan is het prettig wanneer iemand je helpt. Een zakelijk reisbureau is gespecialiseerd in incentive reizen. Wanneer je het organiseren van de reis wilt uitbesteden, zijn dit soort partijen bij incentive reizen dé aangewezen specialist.
Succes met het organiseren of uitbesteden van de incentive reis!
